Составление акта приема-передачи печати происходит тогда, когда данный атрибут переходит от одного ответственного лица к другому. Акт относится к первичной внутренней документации фирмы и служит письменным свидетельством факта перемещения печати.
Файлы для скачивания:
- Скачать пустой бланк акта приема-передачи печати .doc
- Скачать образец заполнения акта приема-передачи печати .doc
Значение акта приема-передачи печати
Передавать по такому акту можно любые вещи, которые можно индивидуализировать. Так, например, при передаче печати юридического лица так же используют данный акт. Ведь печать является важным атрибутом деятельности компании, который необходимо охранять.
Зачастую, печати на фирмах хранятся под замком, так как именно ею происходит удостоверение юридического лица при совершении им сделок. Поэтому следить необходимо за тем, где именно она храниться. И если она переходит от одного лица другому, то составляется акт приема-передачи, удостоверяющий передачу печати. С подписанием такого акта вся ответственность с бывшего хранителя ложится на плечи нового держателя печати, что очень важно зафиксировать документально.
Предназначение формы
Печать представлена охраняемым предметом, поэтому руководитель предприятия самостоятельно назначает должностное лицо, которое несет ответственность за хранение и передачу печати. Обычно для этих целей выбирается либо сам директор, либо секретарь.
Для хранения покупается специальный сейф, доступ к которому строго ограничен. Печать предназначена для визирования документов, причем не только значимых договоров или контрактов, но и другой рутинной документацией, используемой на предприятии.
Если фирма пользуется печатью, то без нее разные документы не будут обладать юридической ценностью. По этой причине руководство организаций стремится ограничить доступ к штампам. Соблюдение ограничительных мер позволяет предотвратить ситуацию, когда предмет попадает к мошенникам или недобросовестным сотрудникам, которые воспользуются им для достижения корыстных целей.
Для передачи печати другому работнику предприятия обязательно составляется акт. Он включает сведения об участниках процесса, а также указывается способ передачи и срок, в течение которого предмет будет находиться у специалиста.
Благодаря данному документу можно будет легко установить виновника какого-либо происшествия, при котором использовались оттиски.
Как составить акта приема-передачи печати
Акт можно оформлять как на простом листе формата А4, так и на фирменном бланке предприятия, причем писать можно от руки или же печатать на компьютере.
Документ создается в трех экземплярах:
- один из которых остается у бывшего ответственного за ее хранение печати работника,
- второй поступает во владение будущему ответственному лицу,
- третий передается в компанию.
После того, как все формальности будут выполнены и процедура передачи окончательно завершится, акт регистрируется в специальном журнале учета внутренних документов, а затем передается на хранение в архив предприятия, где он должен содержаться в течение периода, установленного для такого рода бумаг (т.е. не менее трех лет).
Для большего удобства специалисты рекомендуют разделить процесс заполнения документа на несколько этапов:
- Начинать оформление необходимо с указания названия документа. А именно «Акт приема-передачи печати». В учетном журнале акт будет обозначен определенным номером. Его также нужно указать.
- Ниже прописывается город, в котором документ оформлялся. Также здесь должна быть указана дата заполнения. Нужно помнить, если эта дата отсутствует, документ не будет считаться действительным.
- Ниже идет основная часть, в которой и описывается сам факт передачи печати. Именно сюда вносятся сведения о компании, которая владеет печатью. Обязательно нужно прописать причину, по которой совершается данная передача. Также указываются должности и паспортные данные передающего и принимающего сотрудников.
- В акте должны присутствовать сведения о документах, согласно которым работники занимают свои должности. Необходимо упомянуть и о приказе или другом документе, который является основанием для передачи печати.
- В центре страницы оставлено пустое место. Оно предназначено для проставления оттиска. По сути, это и есть образец печати, которая подлежит передаче.
- Под оттиском указывается, на какое время назначается новое ответственное лицо. Это может быть бессрочный период, или определяется какая-то определенная дата. Также можно указать событие, до которого печатью будет распоряжаться новый сотрудник. К примеру, ответственным за печать будет главный бухгалтер до тех пор, пока директор компании не вернется из отпуска.
Завершающим этапом оформления данного документа является проставление автографов. Здесь расписывается бывшее ответственное лицо, и сотрудник, который принимает печать. Своими подписями они подтверждают, что документ составлен по обоюдному желанию, и вся указанная в нем информация является достоверной.
По сути, этот акт снимает ответственность с передающей стороны, и возлагает ее на принимающую. И с этим обе стороны согласны, что и подтверждают своими автографами.
Образец акта приёма-передачи печати
- В начале документа посередине строки пишется его наименование (с коротким обозначением сути) и номер по внутреннему документообороту.
- Затем указывается дата составления акта и населенный пункт, в котором зарегистрировано предприятие.
- Далее фиксируется собственно сам факт приема-передачи. Здесь необходимо указать:
- полное наименование компании (в соответствии с учредительными бумагами),
- повод, послуживший обоснованием для процедуры передачи печати,
- должность, фамилию-имя-отчество того, от кого она переходит,
- должность, фамилию-имя-отчество того, кому она поступает.
В этом же абзаце нужно вписать,
- на основании каких документов действуют сотрудники
- и ссылку на приказ или распоряжение, послужившее основанием для перемещения печати.
- Ниже нужно поставить оттиск этой печати, а также написать, на какой срок она передается (это может быть какая-то конкретная дата или же бессрочный период).
- В завершение бланк должен быть заверен автографами обоих сотрудников с расшифровками подписей.
Кто составляет
Формированием акта приема-передачи штампов занимается ответственный специалист, назначенный приказом руководителя. В текст включаются сведения о двух участниках. Одним выступает специалист, который отвечает за хранение и использование печати, а второй представлен получателем предмета.
Документ приобретает юридическую значимость только после того, как граждане поставят на нем свои подписи.
Правила составления акта
На сегодняшний день нет единого унифицированного образца акта приема-передачи печати. Предприятия и организации могут составлять его в произвольной форме или использовать шаблон, разработанный внутри фирмы и утвержденный в ее учетной политике. При этом, вне зависимости от того, какой именно способ оформления будет выбран, следует придерживаться нескольких основных моментов.
В акте обязательно должно быть указано:
- наименование компании — владельца печати,
- должности и ФИО бывшего ответственного за ее хранение сотрудника
- и того, которому она передается,
- нужно отразить причину передачи,
- дату, до которой печать переходит в другие руки,
- поставить оттиск печати,
- подписи обоих сотрудников.
С того момента, как оба автографа будут стоять на документе, все обязанности по обеспечению сохранности печати переходят от одного лица к другому.
Какие функции выполняет акт
При перемещении и передаче любых материальных ценностей, и в том числе печатей, оформляется акт, который позволяет запечатлеть факт приема штампа либо печати на хранение, а также их передачу другим лицам во временное пользование.
Таким образом, исключается утеря или повреждение этих важных атрибутов, а претензии будут предъявлены человеку, у которого печать находилась на сохранении.
