Оформлять акт приема-передачи ключей нужно тогда, когда ключи передаются лицу не одновременно с передачей имущества. Если лицо получает доступ к объекту одновременно с ключами, оформляется акт о передаче определенного имущества, к примеру, авто либо недвижимости.
Чтобы удостоверить факт передачи ключей от какого–либо помещения, стороны, принимающие участие в этом процессе, должны оформить особый акт.
Файлы для скачивания:
В организациях или коммерческих учреждениях всегда должен назначаться человек, который несет ответственность за сохранность ТМЦ и деловых атрибутов, занимается контролированием их перемещений и использования по назначению. Но этот человек рано или поздно может уйти в отпуск, либо сменить должность, и именно в таких случаях необходимо составление акта, чтобы передать ТМЦ, ключи другому лицу.
Как заполнить акт приема-передачи ключей в 2023 году
Как и любой официальный документ, этот акт должен иметь «шапку». Здесь прописывается название документа, дата и место его оформления. Последующее заполнение можно разделить на несколько этапов:
- Указывается информация об участниках, между которыми осуществляется передача ключей. Это могут быть разные данные, например, сведения из паспорта или учредительных документов.
- Название помещения и его описание. Указывается, где именно оно находится, а именно, точный адрес.
- Нередко помещения передаются с имуществом, находящимся внутри. Его также следует перечислить.
- Если в пределах компании передаются ключи от всех помещений, но при проверке получатель обнаруживает, что каких-то не хватает, это обязательно должно быть отображено в акте.
- После проверки документ подписывается, как участниками, так и свидетелями.
Если вам понадобилось составить акт приема-передачи ключей, прочитайте наши рекомендации и посмотрите приведенный ниже его образец.
Сегодня нет стандартного образца акта приема-передачи ключей. Это означает, что его можно писать в произвольном виде, или, если в организации есть разработанный шаблон документа – по его форме. Главное, соблюсти несколько простых правил:
- Акт должен иметь определенную структуру, в которую входят так называемая «шапка», основная часть и заключение.
- Он должен в обязательном порядке включать подписи обеих сторон. При этом, если один из субъектов, участвующих в формировании акта, действует по доверенности, информацию об этом тоже нужно внести в акт, указав ее дату составления и другие идентификационные данные.
- Если при приеме-передаче были свидетели, сведения о них надо включить в документ в следующем виде: ФИО, выписка из паспорта, адрес местожительства и подпись.
Как только акт будет подписан всеми присутствовавшими сторонами, ответственность за ключи, а также безопасность помещения, к которому они относятся, и находящиеся внутри него ценности переходит к принимающему лицу.
Заверять готовый бланк печатью строгой необходимости нет, поскольку с недавних пор требование к организациям и предприятиям об обязательном использовании штемпельных изделий для визирования бумаг отменено. Проштамповать акт надо только тогда, когда применение штампов указано в локальных нормативных документах компании.
Образец документа
Здесь приведен пример акта приема-передачи ключей от одной компании другой по договору аренды помещения.
Сначала указываются:
- название документа (с кратким обозначением смысла);
- номер (по необходимости);
- место (населенный пункт, в котором работает компания);
- дата составления акта.
Затем, в основной части удостоверяется факт приема-передачи ключей. Тут надо написать:
- полное наименование предприятий, участвующих в данном процессе, лиц, которые их представляют (должности, ФИО);
- причину, ставшую основанием для процедуры приема-передачи;
- название и адрес объекта, ключи от которого передаются;
- номер и дата исполняемого договора.
При необходимости в акт можно внести и другие сведения (например, о количестве ключей и их копий, их принадлежности к той или иной двери/замку, состояние объекта и т.д.). Если к акту прилагаются какие-то дополнительные бумаги, информацию об этом также нужно отразить в бланке.
В заключение под актом должны поставить свои подписи представители обеих организаций и все прочие присутствовавшие при процедуре передачи лица.
Когда и для чего нужен такой акт
Ключи передают при продаже объекта, при передаче его в аренду или в распоряжение между сотрудниками в рамках компании. Он почти всегда сопровождает сделку:
- купли-продажи;
- аренды;
- дарения.
Самостоятельным документом выступает лишь в случаях, когда отсутствует передача прав собственности (владения) на само помещение: передача экземпляра от склада кладовщику, вручение экземпляров от кабинета работнику.
Момент передачи означает переход прав и обязанностей по отношению к объекту (или имуществу, которое находится в помещении) другому лицу и требует документальной фиксации.
Кто его готовит
Обычно подготовкой занимается передающий субъект: продавец, арендодатель, работодатель и т. п. Подписать его необходимо обеим сторонам: и передающей, и принимающей. Допустимы комиссионные передача и прием — с участием нескольких представителей.
Участники акта:
- продавцом и покупателем;
- одаряемым и дарителем;
- обменщиками;
- арендодателем и арендатором;
- сотрудником и ответственным лицом компании;
- исполнителем услуг и заказчиком.
Правила составления
Шаблонного образца АППК не существует. Это значит, что документ допускается оформлять в произвольной форме либо, если в фирме предусмотрен шаблонный бланк АППК, на нем.
При составлении акта необходимо учитывать следующие рекомендации:
- АППК должен обладать определенной структурой, состоящей из шапки, главной и заключительной частей.
- АППК должен обязательно быть подписан обоими участниками сделки. При этом, если одна из сторон, которая участвует в составлении документа, действует по доверенности, данные об этом также необходимо занести в АППК. Нужно указать дату оформления доверенности, прочие сведения для идентификации документа.
- Если при передаче предмета присутствовали свидетели, информацию о них нужно добавить в акт. Необходимо указать фамилию, имя, отчество, паспортные данные, место проживания, а также проставить в акте подписи свидетелей.
Удостоверять заполненный бланк штампом необязательно. Не так давно требование об обязательном применении штемпелей для заверения документов было отменено. Ставить штамп нужно лишь в том случае, если это прописано в локальных нормативных актах фирмы.
АППК можно оформить на обыкновенном листе любого формата либо на фирменном бланке компании с оттиском реквизитов. Его можно как написать от руки, так и напечатать. АППК заполняется всегда не меньше, чем в 2 экземплярах.
Один экземпляр остается у того, кто раньше нес ответственность за хранение ключей, 2-й экземпляр подлежит передаче новому обладателю.
Сколько времени хранить акт
Хранение документа осуществляют совместно с договором — основанием акта в течение срока хранения договора (не менее пяти лет).
Самостоятельный документ (без сделки-основания) храните до тех пор, пока не возвратите ключи назад или не передадите их иному лицу.
Закон не устанавливает специальных сроков. В среднем такая документация хранится не менее пяти лет.
