Любой товар имеет определенную материальную ценность. Соответственно, при его получении ответственное лицо должно убедиться в том, что ценности не были нарушены и повреждены. Обычно для этого достаточно визуального осмотра. Этот факт должен быть зафиксировать при помощи соответствующего акта.
Файлы для скачивания:
Как правильно составить Акт
- Для начала отметим то, что на сегодняшний день практически любые документы можно делать в свободном виде (обязательное использование унифицированных формуляров отменено еще с 2013 года).
Вы также можете создать свой акт в произвольной форме, однако если у вашей организации есть собственный разработанный и утвержденный в учетной политике шаблон – оформляйте документ по его типу.
- Кроме того, многие компании предпочитают применять ранее общеупотребимые стандартные бланки, — если вам подходит такой вариант, воспользуйтесь им.
- Следующий момент, также относящийся к оформлению: для акта вы можете взять простой лист любого стандартного формата (лучше А4 или А5) или бланк с фирменными реквизитами и логотипом – такие обычно применяются, если условие об их использовании выдвинуто руководством предприятия.
- Сведения в акт можно вносить от руки или же в компьютере, но если вы пошли по пути электронного создания акта, документ надо распечатать. Это нужно для того, чтобы ответственные лица и присутствующие при осмотре товара люди могли в нем расписаться.
- Печать в акте ставьте только тогда, когда требование об удостоверении документации при помощи штемпельных изделий прописано в локальных актах организации.
- Формируйте акт минимум в двух одинаковых экземплярах, ссылку на него внесите в специальный журнал учета – такие должны быть в наличии во всех компаниях (эта информация пригодится в случае потери документа).
Заполненный и подписанный бланк вложите в папку с другими такими актами и храните в течение срока, указанного в законе или прописанного в нормативно-правовых документах вашего предприятия.
Образец акта осмотра товара
Тут мы подошли к основному разделу нашей статьи — примеру.
Создание акта осмотра товара не особо сложная задача, но все же в этом документе есть некоторые особенности, на которых стоит акцентировать внимание.
Наши рекомендации и представленный ниже образец помогут вам без проблем сформировать нужный вам акт.
В самом начале документа напишите:
- его наименование;
- место и дату его составления.
После этого укажите:
- состав комиссии (должности сотрудников, их ФИО);
- информацию о присутствующих при осмотре лицах: в данном примере это покупатель товара;
- сам факт проведения осмотра изделия: приведите его идентификационные характеристики, поставьте дату приобретения, а также внесите сведения о гарантийном обслуживании (да/нет, если да, то какой период);
- найденные недостатки и постарайтесь определить виновника (по возможности).
В завершение впишите в акт варианты дальнейших действий в отношении товара.
В каких случаях производится осмотр
Акт осмотра товара это официальный документ, который подтверждает факт осмотра товара и подписывается уполномоченными должностными лицами.
Осмотр товара может потребоваться в разных ситуациях. Наиболее часто встречающиеся:
- при купле-продаже, когда по прошествии какого-то периода времени после приобретения изделия, покупатель возвращает его;
- при приемке прибывшего товара от изготовителя или поставщика;
- в конце производственного цикла на предприятии и т.д.
Внимание!
В любом случае для фиксации факта осмотра должен быть сформирован соответствующий акт.
Задачи комиссии
Члены проверяющей группы должны четко понимать, для чего эта комиссия была сформирована. Обычно это визуальный осмотр, который направлен на выявление механических повреждений. Кроме этого, к прямым обязанностям проверяющей группы относится оформление данного акта. Сюда должны быть внесены все подробности проведенной процедуры на каждом этапе. Естественно, в завершении комиссия делает выводы.
Они могут быть разными:
- При обнаружении дефекта, брака или какой-то неисправности определяется виновный. Если комиссия пришла к выводу, что здесь вина производителя, товар ему возвращается.
- Бывает так, что у комиссии остаются какие-то вопросы. Например, визуального осмотра недостаточно, и имеются подозрения в неисправности товара. В этом случае члены проверяющей группы приходят к выводу, что необходима глубокая проверка, которая подразумевает вскрытие упаковки.
- Товар отвечает всем нормам и стандартам, поэтому может использоваться по назначению.
Конечно, на усмотрение комиссии выводы могут быть и другими. Но это наиболее частые заключения, которые выдвигаются в подобных случаях.
Согласно действующему законодательству, унифицированная форма акта осмотра товара отменена с 2013 года. Это означает, что на 2019 год можно составлять произвольный образец данной документации. В большинстве организаций разработан собственный шаблон.
Схема акта осмотра товара может быть оформлена в электронном виде или написана полностью от руки. В первом случае текст печатается на компьютере или ноутбуке. Если речь о фирменном бланке, то следует сохранить исходное форматирование. Это означает, что кегль, шрифт, начертание, междустрочный интервал должны оставаться неизменными. Документ принимается только на бумажном носителе. Как правило, он занимает одну страницу формата А4.
При внесении сведений от руки составителям надо избегать:
- орфографических ошибок;
- помарок;
- зачеркиваний;
- порчи листа.
Образец акта осмотра товара заполняется ручкой синего, черного или фиолетового цвета. При рукописном оформлении почерк составителя должен быть четким и разборчивым.
На что обратить внимание
Бланк акта осмотра товара подготавливается как минимум в двух экземплярах. Одна копия остается у Покупателя, вторая передается Поставщику. Если при заключении договора купли-продажи участвовали свидетели, то для них также необходимо оформить указанную отчетную бумагу. Конечное количество экземпляров прямо пропорционально количеству участников, прописанных в основном договоре. Каждая копия также должна быть заверена рукописными подписями и фирменными печатями.
