Акт уничтожения печати издают после того как руководство организации примет и утвердит решение об ее утилизации печати. Акт относится к внутренним документам компании и должен составляться в определенном порядке.
Файлы для скачивания:
Как составить Акт об Уничтожении Печати и Штампа в 2023 году
Что касается оформления, то какие-то строгие правила здесь отсутствуют. Крайне желательно, чтобы документ был составлен без ошибок и опечаток. Вообще, специалисты рекомендуют придерживаться правил заполнения других официальных документов. Это означает, здесь должна быть «шапка», основа и завершающая часть.
Конечно, никто не запрещает вписывать данные от руки. Но при этом нужно позаботиться о том, чтобы все сведения были читаемыми. Хотя на практике можно увидеть, практически все компании заполняют подобные документы при помощи компьютера.
Обычно документ составляется в одном экземпляре. Хотя в том случае, если есть необходимость, их количество можно увеличить.
На каждом предприятии существует специальный журнал, в котором фиксируется передвижение печатей. Именно здесь необходимо поставить соответствующую отметку. Процесс заполнения документа можно рассмотреть поэтапно:
- В верхней части указывается компания, на которой происходит уничтожение печати.
- Прописывается название документа, а также указывается номер, присвоенный внутренним документооборотом.
- Ниже нужно прописать дату и место заполнения.
- Далее указывается причина, по которой происходит уничтожение.
- Перечисляются члены комиссии, их ФИО и должности. Также назначается председатель группы.
- Ниже необходимо упомянуть о том, какой именно способ для уничтожения был выбран.
- Нелишним будет упомянуть, что после уничтожения печать не подлежит использованию.
- Если речь идет о нескольких печатях и штампах, можно использовать таблицу. Здесь указывается количество, проставляются оттиски. По сути, это и будет образцом уничтожаемой печати.
- В завершающей части каждый член комиссии должен подписать документ.
После того, как документ полностью оформлен, его должен удостоверить директор. Для этого акт подается ему на подпись. Также заверить может и другой сотрудник, полномочия которого позволяют подписывать документы подобного рода.
Образец
Порядок проведения процедуры уничтожения
На сегодня государство никак не регламентирует порядок ни производства, ни уничтожения печатей, поэтому организации должны самостоятельно разрабатывать нормативно-правовую базу для данных действий.
Однако, в общем и целом процедура по утилизации клише примерно одинакова:
- Сначала руководство предприятия принимает решение об уничтожении утративших свою актуальность печатей и штампов (оно может быть вынесено как в отношении одной печати, так и нескольких или даже всех).
- Затем издается приказ, являющийся катализатором по запуску данного процесса.
- На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
- Для фиксации факта произведенной утилизации составляется подробный акт.
Следует сказать, что в некоторых случаях организации не занимаются уничтожением печатей и штампов самостоятельно, а передают это право сторонним фирмам.
Что касается утерянных или украденных штемпелей, то в отношении них составлять акт об утилизации нельзя – в таких случаях необходимо подавать соответствующие заявления в налоговую службу и полицию.
Комиссия
В состав комиссии по утилизации должно входить не менее двух человек.
Это могут быть любые сотрудники организации, но, как правило, в качестве таковых назначаются:
- директор или любое приближенное к руководству компании лицо,
- сотрудник, ответственный за содержание и хранение печатей и штампов,
- специалист кадрового отдела,
- юрист,
- секретарь.
Среди них следует выделить председателя комиссии и рядовых членов.
Основная задача комиссии – отобрать утратившие актуальность штемпели, непосредственно осуществить их уничтожение любым приемлемым и наиболее доступным способом, и составить об этом акт.
Для утилизации обычно используются довольно простые методы:
- резка клише на мелкие кусочки ножницами (при условии, что они сделаны из полимеров, резины, каучука и прочих мягких материалов),
- спиливание при помощи специальных инструментов (если клише металлическое).
Главное, чтобы в результате уничтожения данные изделия стали полностью негодны для дальнейшего использования.
Печать уничтожается собственными силами
Законодательство не регламентирует порядок производства и уничтожения печатей. Компании или ИП разрабатывают его самостоятельно.
Приведем примерный алгоритм утилизации.
- Руководство компании принимает решение об уничтожении печатей и штампов, утративших свою актуальность. Решение можно вынести в отношении одной печати или нескольких, или всех сразу.
- Издается приказ об уничтожении печатей.
- На основании приказа создается специальная комиссия, которая и проводит уничтожение штемпельных изделий.
- Для фиксации факта утилизации составляется акт.
В акт об уничтожении печати включается такая информация:
- состав комиссии;
- время и место уничтожения печати;
- основание уничтожения;
- наименование и оттиск уничтоженной печати;
- способ уничтожения — полное разрушение печатающей поверхности: печать из каучука разрезается на мелкие части или сжигается, металлическая печать опиливается двумя перекрестными линиями;
- заключение комиссии о непригодности печати к использованию;
- подписи членов комиссии.
Акт утверждает руководитель предприятия (пример 1). Хранится он постоянно, чтобы избежать споров по документам, заверенным старой печатью.
Внимание! Если штемпель утерян или украден, то подается соответствующее заявление в налоговую инспекцию и полицию. В такой ситуации акт об утилизации не составляется.
Когда потребуется акт уничтожения печати образец
Сейчас федеральные законы не устанавливают обязательное наличие печати предприятия, но многие компании используют этот атрибут, оттиском которого подтверждают подлинность и юридическую силу документов. Печать содержит обязательные реквизиты компании, их состав зависит от того, для каких конкретно целей используют ту или иную печать. И поскольку компании обычно имеют в своем арсенале большое количество штемпельных изделий, они должны с особым вниманием подходить к вопросу их учёта, хранения и утилизации.
Факт утилизации печати обязательно надо подтвердить специальным документом – актом.
Именно акт об уничтожении печатей и штампов — образец документа, который подтверждает установление какого-то факта, события, которое произошло в прошлом или имеет место в настоящем. Основное условие того, что тот или иной документ признается актом — строгое соблюдение порядка его составления и последующее правильное оформление.
В организации нужно назначить сотрудника, ответственного за организацию работы и хранение печатей и штампов. Приказ о его назначении подписывает руководитель компании.
Как учесть расходы на уничтожение печати
Расходы, связанные с уничтожением печати, признаются расходами для нужд управления, не связанные непосредственно с производственным процессом. В бухгалтерском учете они отражаются на счете 26 (20, 44).
Пример
Генеральный директор компании «Визави» Петров И.И. принял решение об уничтожении изношенной печати к общества силами сторонней организации. Стоимость услуги — 2 000 руб., в том числе НДС — 305,08 руб.
Петров И.И. представил в бухгалтерию подтверждающие документы.
Сумма прочих расходов в полном объеме включается в расходы текущего отчетного (налогового) периода (п.2 ст.318 НК).
Бухгалтер сделал такие проводки:
Дт 71 Кт 50 — 2 000 руб — выдана подотчет сумма Петрову И.И. для оплаты услуг сторонней организации по уничтожению печати.
Дт 26 — Кт 71 — 2 000 руб — приняты расходы на уничтожение печати
Дт 19 Кт 71 — 305,08 руб — учтен НДС
Дт 68 Кт 19 — 305,08 руб — предъявлен к вычету НДС
