Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг. Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл. Уничтожение документов проводится в соответствии с правилами делопроизводства и положениями закона «Об архивной деятельности в Российской Федерации».
Файлы для скачивания:
Процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения (образец) состоит из последовательных этапов:
- предварительно проводят экспертную комиссию, чтобы определить ценность дел, подготовленных к уничтожению;
- затем составляют акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения;
- после этого переходят к непосредственной утилизации.
Инструкция по заполнению акта
- В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту. Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.
- В основную часть акта вписывают
- основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
- состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
- фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
- В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.
Образец и содержание акта
Единый образец акта об уничтожении документов не утвержден на законодательном уровне. Организация может сама разработать форму, скачать типовой шаблон из интернета. Для бюджетных учреждений образцы актов могут утверждаться ведомственными нормами.
В содержании акта должны быть указаны следующие данные:
- дата и номер (если в организации ведется нумерация актов);
- состав комиссии с указанием ФИО, должностей;
- основания для проведения процедуры (например, реквизиты приказа руководителя);
- сроки уничтожения (например, если процедуры проводится в течение нескольких дней);
- реестр документации, которая была уничтожена в присутствии комиссии (указывается тип документа, количество страниц);
- способ уничтожения, реквизиты договора со сторонней организацией (если она привлекалась);
- подписи всех членов комиссии.
На акте ставится отметка об утверждении руководителем. По мере необходимости, на бланке проставляется печать предприятия. По итогам уничтожения определяется лицо, которое будет хранить акты.
Кто занимается утилизацией документа
Чтобы утилизировать бумаги, назначается специальная комиссия, которая должна состоять из двух и более человек. Как правило, сюда входят работники разных структурных подразделений. Хотя нет принципиальной разницы, кто именно будет заниматься данной процедурой.
Желательно, чтобы в состав комиссии входил сотрудник того отдела, к которому относятся уничтожаемые документы. Каждый участник этой группы должен поставить в акте свой автограф.
Нужно знать, данная комиссия несет полную ответственность за правильное уничтожение документации. Здесь нужно быть предельно внимательным.
- Во-первых, необходимо предотвратить вероятность утечки информации.
- Во-вторых, бывают ситуации, когда по ошибке с ненужными документами утилизируются и те, срок действия которых еще не окончен. Необходимо сделать все возможное, чтобы не столкнуться с такой ситуацией.
Не стоит забывать, большинство первичных документов подлежит хранению на предприятии в течение пяти лет. Если такая документация будет уничтожена, организации грозят штрафные санкции.
Подобные ситуации рассматриваются, как незаконное уничтожение важной документации, что вызывает подозрения в каких-либо мошеннических действиях. Стоит напомнить, за это членам комиссии может грозить не только административное наказание. За такие действия может грозить и уголовная ответственность.
Что такое акт об уничтожении документов
Ряд документов, имеющих юридическую силу, необходимо хранить постоянно. По мере необходимости, они могут передаваться в централизованные или собственные архивы, оцифровываться с внесением информации в базы данных. Однако большинство документов утрачивается свое значение достаточно быстро. Как только истекут регламентированные сроки хранения, их можно уничтожить.
Решение об уничтожении документов принимает руководитель организации. Обычно планы по уничтожению документации готовят структурные подразделения в пределах своей компетенции.
Для некоторых видов бланков и форм необходимо соблюдать специальные правила уничтожения. Например, в организациях, работающих со сведениями гостайны или с персональными данными граждан, утверждены специальные регламенты.
Виды документов
Существует четко регламентированная градация видов документов, в основу которой положена значимость документа. В соответствии с градацией установлены сроки хранения документации на предприятии. Так, существуют документы официальные, личные, простые, сложные, секретные и внутренние.
Исходя из их значимости, сроки хранения могут быть временными или постоянными.
Все документы хранятся в оперативном обращении предприятия или организации в течение двух лет, после чего передаются в архив предприятия. При подготовке сдачи в архив производится экспертиза ценности документов, в ходе которой устанавливается срок их хранения или возможность их уничтожения.
Документы, не представляющие собой юридической, политической или культурной ценности, подлежат уничтожению. В каждом ведомстве действуют межотраслевые перечни сроков хранения для того или иного типа документов.
Руководствуясь перечнем, экспертиза по отбору выделяет:
- ценные документы, подлежащие передаче в государственный архив;
- ценные документы, сдающиеся в архив предприятия с условием их хранения не менее 10 лет;
- ценные документы сроком хранения до 10 лет, которые будут храниться в соответствующих отделах предприятия, например, бухгалтерские документы — в бухгалтерии;
- ненужные документы с истекшим сроком хранения, подлежащие уничтожению.
Выводы экспертизы оформляются в письменном виде раздельно по документам в зависимости от их дальнейшей судьбы.
Так, составляются:
- перечень документов и дел постоянного хранения;
- перечень документов и дел для хранения сроком свыше 10 лет;
- перечень документов и дел для хранения менее 10 лет.
Перечень документов, отобранных для уничтожения, оформляется в виде Акта о выделении документов к уничтожению. Перечни рассматриваются экспертной комиссией и передаются на апробацию руководителю предприятия или организации. Во исполнение решения экспертной комиссии канцелярия предприятия приступает к уничтожению документов.
Сам процесс уничтожения происходит в составе нескольких человек и оформляется Актом об уничтожении документов.
Хранение акта
После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.
