Для оформления результатов инвентаризации государственными (муниципальными) учреждениями, а также органами управления государственными внебюджетными фондами, органами местного самоуправления и государственными органами используется унифицированный бланк акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835)
Файлы для скачивания:
Порядок заполнения акта о результатах инвентаризации по форме 0504835
Акт заполняется поэтапно. Условно этот процесс можно разделить на три основные части:
- Заполнение «шапки». Здесь указывается организация, в которой проводится инвентаризация. Отмечается ее руководитель и дата составления. Посередине строки прописывается название документа. В бланке это уже написано. Заполняющему достаточно лишь поставить номер, который был присвоен документу. Также здесь проставляются коды организации, и лицо, которое несет материальную ответственность за проверяемое имущество.
- Ниже идет содержательная часть. Здесь указывается, из каких сотрудников состоит проверяющая группа. Указываются сведения о документе, на основании которого проводится инвентаризация. Это может быть приказ, распоряжение и др. Отмечается период, в течение которого проводились проверочные работы. Прописывается, что ответственный сотрудник несет материальную ответственность. Кроме этого, указывается информация об описях. Перечисляется проверяемое имущество, указывается его количество и стоимость. Если возникает необходимость оформлять ведомость расхождений, в акте должны присутствовать сведения и о ней.
- Завершающей частью является проставление автографов всех заинтересованных лиц. Во-первых, документ должен быть заверен председателем проверяющей комиссии. Указывается его должность и подпись с расшифровкой. Во-вторых, ниже перечисляются все члены группы, которые также должны подписать документ.
Если разобраться в этом вопросе, можно увидеть, форма является достаточно удобной и интуитивно понятной. В каждой графе имеются подсказки, поэтому у заполняющего не должно возникнуть каких-то вопросов. Необходимо помнить, если в документе будет отсутствовать, хотя бы одна подпись, его нельзя считать действительным.
После оформления акт передается государственному органу, если проверка проводилась по его инициативе, или же директору предприятия. После ознакомления он должен утвердить документ.
Механизм прохождения
Начинается все с приказа руководителя (формы ИНВ-22) о начале прохождения этой процедуры. Выбирается комиссия. Она может состоять как из руководителей учреждения, так и из привлеченных аудиторов или простых сотрудников компании, специалистов по измерениям чего-либо и пр.
Каждое материально ответственное лицо предварительно составляет расписку в том, что материальные ценности, находящиеся под его контролем, классифицированы, а затем списаны либо оприходованы (и переданы для инвентаризации). Сотрудники делают это согласно п. 2.4 Приказа Минфина от 13.06.1995 г. №49.
Комиссия приступает к процессу в назначенный день. Все лица, которые перечислены в приказе, должны при этом присутствовать, иначе всё мероприятие может быть признано недействительным со всеми вытекающими последствиями.
Для чего нужен акт по инвентаризации имущества
Итоги инвентаризации (на основе сведений, отраженных в описях и сличительных ведомостях) могут быть закреплены в отдельном первичном документе, например в акте. Отметим, что актом иногда именуется документ, соответствующий по назначению описи, например:
- акт инвентаризации отгруженных ТМЦ (форма ИНВ-4);
- акт инвентаризации драгоценных камней и металлов (формы ИНВ-8, ИНВ-9);
- акт инвентаризации денежных средств (форма ИНВ-15).
Акт может отражать:
- установление недостачи, излишков по тем или иным объектам учета;
- выполнение инвентаризационной комиссией действий, направленных на зачет (при пересортице), списание недостач (на виновное лицо, в прочие расходы);
- обстоятельства выявления виновных лиц (при недостаче, пересортице).
В некоторых случаях акт дополняет инвентаризационные описи. Например, может составляться отдельный акт инвентаризации предлагаемого к списанию имущества. Как вариант, по форме ТОРГ-16 (применяется на торговых предприятиях).
В бюджетных организациях используется форма 0504835 акта о результатах инвентаризации. Многие частные фирмы применяют ее прямые аналоги (либо ее без изменений, утвердив порядок применения формы в учетной политике).
Какие активы (ценности) инвентаризируются
Каждая разновидность ценностей предполагает составление акта соответствующей формы. Это описано в пункте 1.2 Постановления Госкомстата от 18.08.98. Итак, выделяют:
- Основные средства. Акт будет составлен по форме ИНВ-1.
- Товары. ИНВ-3.
- Нематериальные активы. Товарные знаки, программы и пр. ИНВ-1а.
- Материалы, отдельные элементы товаров.
- Деньги. Как наличные, так и размещенные на банковских депозитных счетах.
- Долговое содержимое учреждения.
За каждую единицу, подлежащую проверке, отвечает назначенное материально ответственное лицо (МОЛ). Обычно сотрудник берет на себя обязательства материальной ответственности, устраиваясь на работу и заключая соответствующий договор.
Принципиально важно! Информация о фактическом состоянии материальных и других средств заносится в акт минимум в 2 экземплярах.
Члены комиссии могут использовать все доступные способы (оговоренные в Методических рекомендациях), которые дают информацию о проверяемых объектах, их количестве и качестве.
